Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre für Buchungsbelege, Rechnungen und Jahresabschlüsse. Für andere geschäftliche Unterlagen gilt oft eine Frist von sechs Jahren. Wichtig: Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

In der Praxis bedeutet das – eine Rechnung vom Februar 2025 können Sie frühestens Ende 2035 vernichten. Viele Unternehmen nutzen digitale Archive, um nicht in Papier zu ersticken.

Ehrlich gesagt – am Anfang etwas mehr Aufwand. Sie müssen sich an neue Abläufe gewöhnen. Aber nach der Eingewöhnungsphase sparen Sie Zeit bei der monatlichen Belegerfassung, haben jederzeit Überblick über Ihre Zahlen und können schneller auf Fragen vom Steuerberater reagieren.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Handwerksbetrieb hat seine Belege früher in Schuhkartons gesammelt. Nach der Umstellung auf digitale Erfassung per App dauert die monatliche Vorbereitung statt vier Stunden nur noch etwa 45 Minuten.

Grundsätzlich ja – wenn es sich um eine betriebliche Ausgabe handelt. Auch der Kaffee beim Kundentermin oder das Parkticket gehören dazu. Bei Beträgen unter zehn Euro akzeptiert das Finanzamt manchmal vereinfachte Nachweise, aber verlassen sollten Sie sich darauf nicht.

Was wir empfehlen: Fotografieren Sie Belege direkt mit dem Smartphone. Dann ist das Thema erledigt und Sie müssen nicht befürchten, dass der Thermobon in drei Jahren unleserlich wird.

Eine Betriebsprüfung klingt bedrohlicher als sie meist ist. Wichtig: Ihre Unterlagen sollten geordnet und vollständig sein. Digitale Systeme helfen enorm, weil Sie alle Dokumente schnell bereitstellen können.

Wenn Ihre Buchhaltung ordentlich geführt wurde, haben Sie nichts zu befürchten. Prüfer interessieren sich vor allem für Vollständigkeit und nachvollziehbare Dokumentation. Und seien Sie entspannt – die Prüfer sind auch nur Menschen, die ihren Job machen.

Ja, das geht – und viele Betriebe nutzen den Jahreswechsel genau dafür. Sie scannen die vorhandenen Ordner ein und starten dann mit einem digitalen System. Die Originale müssen Sie trotzdem aufbewahren, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Der Vorteil: Sie haben alles zentral verfügbar und sparen Platz im Archiv. Außerdem lassen sich digitale Belege viel schneller durchsuchen als Papierordner.

Das hängt stark vom Umfang ab. Manche Betriebe brauchen nur gelegentliche Beratung zur digitalen Umstellung, andere wünschen eine komplette Betreuung der laufenden Buchhaltung. Wir erstellen nach einem ersten Gespräch ein individuelles Angebot.

Eines können wir aus Erfahrung sagen: Eine gut organisierte Buchhaltung spart Ihnen am Ende mehr Geld, als die Betreuung kostet – allein durch vermiedene Fehler und bessere Übersicht über Ihre Finanzen.

Rechnen Sie mit etwa zwei bis drei Monaten für eine vollständige Umstellung. Das klingt lange, aber Sie arbeiten ja parallel weiter – es ist keine komplette Betriebspause nötig.

In den ersten Wochen richten wir die Systeme ein und schulen Ihr Team. Danach arbeiten Sie schrittweise mit den neuen Prozessen, während wir bei Fragen unterstützen. Die meisten Mandanten sagen nach einem Vierteljahr: "Warum haben wir das nicht früher gemacht?"